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Ayuda en la Emisión de Documentos para la Puja ( bid support)
Nos encargamos de asistirle en todo lo relacionado con la preparación del documento a presentar y le ofrecemos asistencia a lo largo de todo el proceso. Trabajando en cercana colaboración con el organizador de su equipo, procuramos el soporte y colaboración de las agencias estatales, y estamos encantados de viajar a la localidad donde se está elaborando la selección.
Provisión de Opciones de Emplazamiento y Coordinación
Nosotros sugerimos emplazamientos para la conferencia acordes con los requerimientos y especificaciones de la misma. Además de ofrecerle diversas opciones de emplazamiento nos encargamos de coordinar todos los servicios en el local/sala de su elección.
Selección de Alojamiento/ Servicio de Reserva a través de la Internet
Nos ocupamos de seleccionar un alojamiento para los participantes que sea apropiado para el estilo de la conferencia y el presupuesto con el que se cuenta. Tendrá opciones que van desde lo más económico, a un hotel de 5 estrellas. Contamos con excelentes contactos en la industria hotelera que nos hacen posible ofrecer precios competitivos a sus delegados de conferencias. Así mismo, gracias al uso que hacemos del programa informático ‘ Events Pro’ disfrutamos de ventajas horarias en el momento de hacer reservas.
Posibilidad de Inspección de Emplazamientos
Podemos asistirle a la hora de inspeccionar emplazamientos potenciales, a fin de que usted mismo aprecie las facilidades en oferta. Estaremos encantados de acompañarle en dichas visitas y ofrecerle cualquier tipo de consejo o ayuda que necesite.
Control Financiero/ Preparación de Presupuestos
El control financiero y la preparación de presupuestos son fundamentales para el buen desarrollo de cualquier conferencia. Nuestros servicios incluyen la preparación de los mismos, manejo de cuentas bancarias creadas al efecto, procesamiento de pagos y elaboración de reportajes fiscales completos tras la conferencia.
Diseño de Páginas Web
Podemos transladar sus ideas a la página virtual dedicada a conferencias dentro del portal informatizado de su organización. Esta página puede ser actualizada con la frecuencia que crea necesaria. Además proporcionamos las facilidades de inscripción y reserva de alojamiento a través de la misma, u otros métodos –electrónicos o no- de registro.
Manejo y Distribución del Temario de los Proyectos a Presentar (Abstracts Handling) a través de la Internet
El programa informático -Events-Pro- que usamos en el Departamento de Conferencias nos ofrece esta facilidad de manejo del temario, con flexibilidad, además de posibilidad de envío y revisión a través de la Internet.
Registro Informatizado de Conferencias
El sistema informático que empleamos para la gestión de conferencias es ‘Events-
-Pro’. Este software especializado ofrece gran flexibilidad a la hora de adaptarlo a un tipo de conferencia específica, y es un sistema muy completo que cubre diversas necesidades globales; desde las reservas a través de la Internet de alojamiento en hoteles, y de plazas en la conferencia misma, hasta el uso electrónico de tarjetas de crédito para pagos, de forma segura. Estos procesos pueden llevarse a cabo a través de la pagina Web creada específicamente para la conferencia, o del portal virtual de la organización. Inscripciones pueden formalizarse también por e-mail, fax, correo, etc.
Coordinación Audiovisual
Nosotros discutiremos con usted acerca de las necesidades de equipo audiovisual de su compañía, de esta forma podemos seleccionar el tipo de emplazamiento (local /sala, etc.) que mejor se adapta a sus requerimientos tecnológicos. Facilitamos, así mismo y con este fin: contratos con proveedores de equipos de video, grabación, pantallas adicionales etc.…
Organización de Muestras y Exhibiciones
Nos ocupamos de todas sus gestiones comerciales y organizativas; desde reservas, hasta la adquisición de mostradores y casetas (‘stands’). Partiendo de una idea hasta su conclusión física podemos organizar todos los aspectos de su exhibición, incluyendo la situación de su stand en la feria, la gestión de compra de su espacio, coordinación de contratos de reserva, y las condiciones logísticas del entorno.
Publicación e Impresión de Materiales
Coordinamos la impresión de programas, folletos, tarjetas de identificación, carpetas, etc.…relativas a la conferencia a celebrar. Tras contactar a diversos proveedores comunicamos las diversas opciones al comité organizador.
Publicidad y Promoción
Nos ocupamos de enviar todos los materiales relacionados con la conferencia, así como “ezines’ (folletos virtuales) promocionales a posibles delegados, si así lo desea.
También ofrecemos servicios de coordinación de correo de materiales impresos, éstos normalmente incluyen la primera propuesta (First Anouncement) ya sea como documento impreso, o en formato electrónico y el programa de la conferencia.
Generalmente hay una base de datos con los socios/participantes/delegados y enviamos por correo postal o e-mail avisos y anuncios a las personas que aparecen en ella.
Fondos Económicos y Patrocinadores
Le apoyamos a la hora de encontrar respaldo financiero para su conferencia; fuentes potenciales incluyen contactos dentro de su industria/sector y/o agencias gubernamentales
Catering: Provisión de Bebidas/Comidas/Cenas
Abbey Conferences & Corporate ofrece una total coordinación de todas sus necesidades hosteleras durante la conferencia. Estas incluyen bebidas, cafés, comidas, cenas, galas etc., no sólo en el entorno de la conferencia, sino también durante exhibiciones y otros encuentros más distendidos.
Le aconsejaremos entre diversas opciones relativas al lugar y al menú, ocupándonos de que los proveedores cumplan con las expectativas de los organizadores del evento.
Programas de Ocio y Tours
Sugerimos programas de ocio hechos a la medida de delegados y acompañantes, así como giras y/o visitas turísticas para antes y después de la conferencia.
Cualesquiera que sean sus necesidades, trabajamos con nuestros contactos para crear un programa atractivo que complemente su viaje.
Coordinación y logística in situ
Uno de los aspectos más importantes en la gestión de conferencias es la organización in situ del evento. Nosotros nos ocupamos de todas las operaciones logísticas y empleamos nuestros conocimientos del entorno y contactos con los proveedores a fin de aseguran un desarrollo fluido del evento.
Estos servicios de coordinación in situ incluyen:
1. Registro/inscripción in situ
2. Asistencia logística de enlace permanente
3. Coordinación audiovisual
4. Catering ( comidas y bebidas)
5. Transporte
6. Cena de Gala/ Entretenimiento
7. Mesa de Información y Acogida
Miembros de nuestro equipo estarán disponibles para asistir a sus preguntas y ofrecerle orientación en varios idiomas.
Transporte
Desde su recibimiento en el aeropuerto donde podremos coordinar la lista de llegadas y salidas, hasta un servicio de transporte directo, o bien en autobuses privados de gran calidad, o en coches con chofer.
Administración y Asistencia
Nuestros profesionales se ocuparán de la fluidez y el buen desarrollo de la conferencia; trabajando en equipo con el resto de su organización/asociación para asegurar el éxito total del evento.
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