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| Assistance aux appels d'offres Nous offrons une assistance à l'élaboration de l’appel d'offres et pendant toute la procédure. Nous travaillons avec les organisateurs pour identifier les soutiens des collectivités locales concernées et nous déplaçons avec plaisir là où notre présence est nécessaire. Recherche du lieu de congrès & coordination Nous proposons les lieux d'accueil qui répondent aux besoins de l'événement. Sur la base des spécifications fournies, nous recherchons les solutions les mieux adaptées et les présentons aux organisateurs. Nous coordonnons également tous les services sur site. Hébergement / Service de réservation en ligne Nous sélectionnons l'hébergement adapté à l'événement et nous gérons la totalité des chambres pour toutes les gammes d'hôtels, depuis l'option économique jusqu'au cinq étoiles de luxe. Nos relations excellentes avec l'industrie hôtelière nous permettent d'offrir des prix compétitifs à vos participants. Notre système informatique Events Pro permet une réservation en ligne en temps réel. Inspection des sites La visite des lieux d'accueil potentiels est importante pour vérifier la qualité des équipements et leur adéquation à vos besoins. Notre assistance comprend l’organisation de ces visites, l’accompagnement et le conseil. Gestion financière La gestion financière est un élément crucial pour la réussite d'un événement. Nous préparons les budgets, gérons les comptes bancaires dédiés, effectuons les paiements et produisons un bilan financier complet après l'événement. Conception de site Internet Nous proposons la conception et la gestion d’un site dédié à votre congrès avec mise à jour quotidienne et intégration dans notre système de gestion des inscriptions et réservations en ligne. Gestion en ligne des résumés Avec le programme de la conférence, notre système permet de gérer en ligne les soumissions et revues de résumés. Inscriptions en ligne Notre système de gestion de conférences, Events-Pro, permet de configurer des fonctionnalités sur mesure, adaptées aux besoins de chaque événement. A partir du site internet du congrès ou de l'organisme organisateur, les congressistes peuvent s'inscrire en ligne et réserver leur chambre d'hôtel et leur participation aux activités en marge du colloque, avec un système de paiement par carte bancaire sécurisé. Egalement possible, l'inscription par email, fax et courrier. Equipement audio-visuel Nous étudions avec l'organisateur les besoins en équipement audio-visuel, nous vérifions les moyens dont dispose le lieu d'accueil retenu et travaillons avec les fournisseurs habituels du lieu pour mettre à disposition de la conférence le matériel nécessaire. Expositions Nous pouvons prendre en charge l'organisation de votre exposition, de la conception à la réalisation : plan d'implantation, vente d'espaces, coordination des contrats de réservation et toute la gestion logistique de l'événement. Supports de communication Nous coordonnons l'impression des programmes, badges, mallettes congressistes. Nous recherchons les prestataires répondant aux besoins du client et lui présentons une sélection des meilleures offres. Publicité et promotion de l'événement Nous prenons en charge tous les aspects de la communication vers les participants potentiels – 1ère annonce, appel à contributions, newsletter, brochure (support papier ou électronique). Nous assurons les mailings à partir des bases de données de contacts qui existent généralement. Recherche de financeurs et sponsors Nous vous aidons à rechercher les subventions et financements possibles, que ce soit du côté du secteur industriel ou des collectivités publiques. Restauration Nous coordonnons l'ensemble des prestations de restauration nécessaires pendant la durée de l'événement. Elles peuvent comprendre les pauses cafés sur les différents lieux de réunion, les pauses-traiteurs, les déjeuners, les dîners de gala, mais également tous les repas ou buffets en marge de la rencontre. Nous conseillons sur les lieux et les menus et négocions avec les fournisseurs et prestataires pour garantir aux organisateurs le meilleur service. Programme social et excursions Nous proposons des programmes sur mesure pour les congressistes et les personnes accompagnantes, comprenant également des excursions pré- et post événement. Quels que soient vos besoins, nous vous aidons à élaborer un programme créatif et convivial, en utilisant notre expertise et le large choix de contacts dont nous disposons. Management sur site Une des valeurs ajoutées essentielles dans l'organisation d'un congrès est le management sur site. Nous prenons en charge l'ensemble de la logistique, nous utilisons notre connaissance locale et par dessus tout, nos relations avec les fournisseurs pour garantir un déroulement parfait de l'événement. Nos services sur site comprennent : 1. Inscription sur place 2. Lien avec le lieu du congrès 3. Coordination équipement audiovisuel 4. Restauration 5. Transport 6. Soirées et activités de détente 7. Accueil, information Notre équipe multi-lingue est là pour répondre à toutes les demandes d'information des congressistes. Transport Notre prestation Transport couvre la totalité de vos besoins, depuis l'accueil à l'aéroport jusqu'à la gestion des listes des participants par heure et lieu de départ/arrivée. Selon votre demande, nous mettons à votre disposition autocar ou voiture avec chauffeur. Administration et assistance Notre équipe de professionnels vous assistera pour un déroulement sans faille de votre événement. Plus que tout, nous deviendrons votre relais travaillant en partenariat avec la structure organisatrice pour garantir le succès de la rencontre. |