|
Bid Document Support
Forniamo tutta l’assistenza necessaria nella realizzazione del preventivo e assicuriamo il nostro pieno supporto durante tutta la fase dello studio e della realizzazione della quotazione. Lavoriamo insieme al committente per trovare i servizi più appropriati e siamo felici di seguire la direzione indicata nel preventivo stesso.
Ricerca del luogo e coordinamento
Suggeriamo luoghi appropriati alle esigenze della conferenza; basandoci sulle richieste specifiche del cliente, cerchiamo le migliori opzioni disponibili per presentarle agli organizzatori. Una volta scelta la destinazione più adatta, siamo in grado di coordinare tutti i servizi.
Selezione della Alberghiera/ Prenotazione On line
Selezioniamo il tipo di sistemazione più appropriata alla tipologia della conferenza, offrendo un’ampia scelta tra gli standard qualitativi, che spazia dalla sistemazione più economica a quella di lusso in hotel cinque stelle. Grazie agli ottimi contratti che abbiamo con il settore alberghiero in Irlanda, siamo in grado di offrire ai delegati la migliore sistemazione al miglior prezzo. Utilizziamo direttamente ed autonomamente il sistema di conferenze, Events Pro, garantendo così prenotazioni in tempo reale.
Siamo disposti ad organizzare il sopralluogo e ad accompagnare i nostri clienti per offrire i nostri consigli
Possiamo assistere i nostri clienti nel visionare la struttura proposta in fase di quotazione, per valutarne i servizi offerti. Siamo disposti ad organizzare ed accompagnare i nostri clienti durante la visita del sito e ad offrire questo sopralluogo e di accompagnare i clienti per offrire i nostri consigli.
Budget e gestione finanziaria
Il budget e la gestione finanziaria sono un punto chiave per il successo di ogni conferenza. Prepariamo budget, gestiamo specifici conti bancari, effettuiamo i pagamenti ed emettiamo tutti i rapporti finanziari post conferenza.
Web Design
Siamo in grado di trasformare le vostre idee in un sito web appositamente costruito ed aggiornato quotidianamente. Il sito è integrato con il sistema di prenotazione e registrazione online.
Gestione della conferenza on line
Il nostro software ci permette di gestire la conferenza on line. Siamo in grado di offrirvi la flessibilità di una conferenza a distanza grazie al nostro sistema di gestione che comprende una presentazione ed una continua revisione.
Registrazione On Line
Utilizziamo il software di gestione conferenze Event-pro; questo è un sistema di gestione completo ed adatto a soddisfare le necessità di ciascuna conferenza. La registrazione online permette ai delegati di registrarsi, prenotare la sistemazione e le attività ricreative attraverso il sito della conferenza o del committente ed inoltre garantisce la sicurezza nel pagamento via carta di credito. E’ possibile registrarsi anche tramite e-mail, fax o posta ordinaria.
Coordinazione Audivisiva
Dopo aver valutato i requisiti audiovisivi richiesti per la conferenza, collaboriamo con il fornitore per accertarci che la sede della conferenza selezionata sia adatta e che vengano fornite le attrezzature richieste.
Gestione Esposizioni
Garantendo un adeguato utilizzo degli spazi siamo in grado di gestire ogni singolo aspetto della vostra esposizione; dalle prenotazioni alla disposizione logistica e la vendita, garantendo un adeguato sfruttamento degli spazi espositivi e di vendita.
Pubblicazioni e Materiali
Ci avvaliamo di appositi fornitori per proporre ai nostri committenti una vasta gamma di pubblicazioni e materiale vario tra cui cartellette, programmi, brochures, e targhette porta nome.
Pubblicità e Promozione
Organizziamo, se necessario, l'invio per posta del materiale per le conferenze e, se opportuno, inviamo anche e-zine promozionali a possibili delegati. Possiamo coordinare l'invio di qualsiasi articolo stampato, che di solito include il primo annuncio (documento in cartaceo o avviso via e-mail) e il depliant della conferenza. Possediamo un database con i nomi dei membri/delegati ai quali inviamo – per posta o per email – i suddetti annunci
Sponsor e Finanziamenti
Siamo pronti a supportare i nostri clienti nella ricerca di sponsor e di finanziamenti; alcune tra le potenziali fonti che suggeriamo sono contatti industriali e Agenzie Governative.
Catering
Abbey Conference & Corporate coordina anche tutti gli aspetti relativi al catering ed ai banchetti. Tra questi i pranzi, le pause caffè/tè, cene di gala, e servizio catering sia nella sede principale della conferenza che in altri luoghi a questa collegata. Proponiamo fornitori adeguati all’evento sia in termini di menù che di locali, in modo da garantire la piena soddisfazione del cliente
Attività Ricreative e Tours
Siamo in grado di realizzare programmi ed attività ricreative, studiate su misura per i delegati e gli accompagnatori; così come tour pre e post conferenza. Qualsiasi siano le vostre richieste, lavoriamo con voi per offrirvi il programma turistico che più si adatta alle vostre esigenze usando la nostra rete di contatti, nei siti di interesse turistico.
On Site Management
Uno dei punti chiave del successo della conferenza e la gestione in loco di tutti gli aspetti logistici ed i servizi a questa correlati; la nostra presenza attiva, unita alle nostre conoscenze ed alla nostra rete di contatti ci permette di garantire un perfetto funzionamento della conferenza stessa.
I nostri servizi in loco includono:
- Registrazione in loco
- Venue Liaison
- Coordinamento dei sussidi audio-visivi
- Servizio di Catering
- Trasporti
- Cene d’affari/ intrattenimento
- Banco accoglienza/ Banco Informazioni
Staff multi lingue sono disponibili, in loco, per rispondere a tutte le richieste e le domande dei delegati.
Trasporti
Garantiamo una completa organizzazione dei servizi di trasporto, dall’accoglienza all’aeroporto alla gestione di arrival/departure list, con pullman di lusso o autovetture con autista.
Amministrazione e supporto
Gestendo la conferenza da veri professionisti possiamo garantire il successo dell’evento; in particolare possiamo essere il vostro supporto per tenere i contatti con l’organizzazione committente, ai fini di un’ottima riuscita della conferenza stessa.
|